選擇電子簽章：8 個不可忽略的重要因素
- Neve M
- 2023年10月2日
- 読了時間: 6分
更新日：9月15日
近年來，數位化領域的發展呈現快速成長。越來越多企業開始尋求簡化流程、提升效率並減少紙本作業的方式。 遠距與混合工作模式的不斷普及，更加速了這波數位化趨勢，也使得企業CEO的優先處理順序發生變化。
最新報告指出，數位化使大多數公司「無論員工身在何處，都必須透過協作與行動工具進行賦能與連結，以最佳化生產力並提升客戶體驗。」 電子簽章逐漸被視為滿足這些需求的其中一項重要工具，許多企業因此開始探索導入電子簽章解決方案的效益。
但如今，電子簽章已不再只是用觸控筆「簽」在電子檔上這麼簡單了。 這項技術已發展出更廣泛的功能與安全機制，市場上現在也充滿著新的廠商和產品。 而隨之而來的，則是業界對電子簽章選擇與評估標準的各種疑問。
那麼，在評估電子簽章解決方案時，你應該考慮哪些重點呢？
以下8個關鍵因素，值得納入你的決策參考：
1) 它能確保簽名的真實性且不可偽造嗎？
電子簽章，儘管它們使用方便，但在驗證真實性方面卻存在疑慮： 是真的由當事人簽的？還是其他人？如果不是本人，該如何舉證？
這是您尋找電子簽章解決方案時最優先考量的問題 — 能否保證簽署文件的真實性與不可偽造性。 對於處理高風險文件（如法律文件、合約）的企業來說，這點尤其重要，因為這些文件若被濫用，可能涉及重大詐欺風險。
SelfieSign影像電子簽章技術即針對此問題設計，透過「即時影音錄製」功能，在簽署過程中捕捉 4 種生物特徵（影像、影片、語音與電子簽名），提供不可否認的證據，確保每一方都是在理解與同意的情況下完成簽署。 因此，您可以確保您的文件確實是由當事人簽署，也因為使用了不可偽造的影像電子簽章，同時確保遠離詐騙。
2) 它能有效防竄改嗎？
在選擇電子簽章解決方案時，能否防止簽署文件遭到篡改也是重要的考量。 如果簽名容易被修改或偽造，那麼一旦發生爭議，該文件可能無法在法庭上成立，其完整性與法律效力也會受到質疑。 因此，防止文件遭竄改，是確保其原始性、法律效力與可信度的關鍵。
SelfieSign採用專利技術SVS格式，將簽署過程中的錄影影像、電子簽名、地點資訊、時間戳記與雜湊碼嵌入單一檔案中，確保文件的「不可否認性」與「不可竄改性」。 這種完整、詳細且真實的簽署紀錄，使驗證簽名真偽變得簡單明確，大幅提升電子文件的安全與可信度。
3) 是否具備透明的稽核軌跡？
如果您正在處理機密文件，就必須能夠追蹤整個簽署流程，並在文件分發或與其他方分享後，依然保有完全的控制權。 稽核軌跡（Audit Trail）可記錄文件相關的每一個動作，讓你清楚知道誰在什麼時間執行了什麼操作。這有助於防止詐騙、監視是否符合企業政策，並避免產生爭議。
SelfieSign不僅提供每份簽署紀錄的完整稽核軌跡，還同步保留簽署過程的影音紀錄，形成不可否認的證據。 SelfieSign在同意書數位化與合約管理等高風險流程中特別實用。因為有了 他，您等於擁有雙重證據，安全性是傳統電子簽章的四倍。 因此，你的電子文件與同意書在法律上甚至比手寫簽名更具效力，在法庭上更具說服力。
4) SelfieSign的合法合規性和安全性如何？
合規性不足可能會容易遭到詐騙與法律糾紛，進而損害客戶與利益關係人的信任。 因此，一個符合您所在國家與產業法律規範的電子簽章平台，是建立高度數位信任與保護個人資料的必要條件。
SelfieSign所生成的SVS簽署檔案是以XAdES格式編譯，並符合eIDAS規範中進階電子簽章的要求。代表使用SelfieSign的任何人，都可以安心地在所有歐盟成員國中進行數位交易。 同樣地，SelfieSign通過了ISO 27001:2013認證，並符合GDPR 的規範。它同時使用 AES 256 位元加密技術，在資料蒐集、處理與儲存過程中始終維持最高的安全標準。 台灣的《電子簽章法》也明確指出，電子簽章具有法律效力，其效力等同於手寫簽名，為電子簽章的使用建立了堅實的法律基礎。
5) 它能與現有系統整合嗎？
將您的文件流程數位化，並不是代表您必須翻新整個IT基礎架構，這樣既不永續，也不具經濟效益。 這正是為什麼，無論您的技術架構傾向於舊有系統，還是採用最先進的核心技術，您都需要一個能與現有技術順利配合的電子簽章解決方案。
SelfieSign提供系統整合服務、SDK開發套件與API串接，讓你可以將其元件嵌入你的系統中，並自行設計專屬的無紙化流程。 它能整合至你的現有系統（如 ERP、HIS、CRM、APP 等），加速數位轉型、並減少流程中斷。
6) 它能幫助您高效管理文件嗎？
當您每天要處理數百份文件時，文件的管理與儲存就不再是一件簡單的事。最好的電子簽章解決方案，不只是將紙本文件數位化，更能幫你更有效率地管理文件。
SelfieSign讓您能以集中式儲存庫管理所有公司內部與對外需簽署的文件，並提供按資料夾分類、進階搜尋、即時追蹤、簡化存取控制等功能。 每一份文件的活動紀錄也會被記錄下來，包含文件何時寄出、由誰簽署，以及在哪裡簽署的詳細資訊。 此外，這個平台也具備多樣化的設計能力。使用者不僅能自訂簽署順序，還能編輯並使用預設的免費範本，或透過拖拉功能自行建立範本。 使用者亦可為文件新增欄位，如簽名欄、文字欄、日期欄、圖片、核取方塊、單選鈕與下拉式選單等。 這樣的功能讓文件製作更迅速，流程更流暢，最終實現更快的工作效率。
7) 它是否支援行動裝置？
如今每個人幾乎都使用智慧型手機，因此一個能在行動裝置上順利運作的平台，對於真正實現數位簽署的便利性與靈活性來說，是不可或缺的。
SelfieSign是一個能在任何設備上運行的平台，可在任何行動裝置上運作，讓使用者隨時隨地都能簽署與存取文件。 它提供iOS與Android版本的App，讓你隨時隨地都能輕鬆完成簽署。
8) 它是否具備擴展性？
選擇電子簽章解決方案時，是否具備可擴展性是一項關鍵考量。 隨著業務成長與優先事項變動，您可能需要一個能夠因應日益增加的簽署需求，並提供額外功能來提升效率的工具。
因此，像SelfieSign這種提供多層次服務、並依據簽署文件數量計價的平台，就是理想選擇。
SelfieSign 的進階整合功能包括：
這讓你對電子文件有更多掌控與彈性，並有助於維持順暢的工作流程。
SelfieSign ─ 完美的電子簽章解決方案
SelfieSign正站在數位革命的最前線，重新定義個人與企業簽署文件的方式。 動態電子簽章平台不僅僅止於提供一般電子簽章，它更進一步，提供可作為法庭證據的電子簽名，並結合四項生物特徵 — 影音、影像、聲音與手寫簽名，打造一個值得信賴的電子簽章體驗。
SelfieSign為每一份電子文件加上三重安全防護機制，守護資料安全無虞。 首先，你的專屬電子簽名成為基礎，作為文件真實性的獨特標誌。 第二，整個簽署過程都會被錄製成影音紀錄，完整保留每一個簽署當下的畫面。 第三，系統會產生一份稽核軌跡，為文件提供透明且防竄改的歷程紀錄。 這讓SelfieSign成為高風險產業（如銀行與保險業）的理想選擇，同時也非常適合那些高度依賴電子簽章的產業（如房地產與業務銷售），實現高效率又便利的文件簽署流程。