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如何選擇電子簽名的解決方案:您應該記住的八大指標


Choosing an E-signature Solution: 8 Factors to Keep in Mind

在過去幾年中,數位化開始爆發性的成長。越來越多的企業正在尋找方法,使流程更加簡單、更高效,並減少對紙張的需求。


遠端和混合運營模式的不斷普及進一步加速了數位化的趨勢,導致CEO的優先處理順序發生變化。


最近有報導表明,數位化使大多數公司試圖「通過協作和工具參與和賦能所有員工,無論他們的職位為何,以優化生產效率並提升客戶體驗。」


電子簽名越來越被視為實現這些需求的一種方式,許多公司探索電子簽名解決方案的好處。


但現在,電子簽名不僅僅是將觸控筆放在平板上而已了。


這項技術已經成熟,包含了更廣泛的功能和安全性,市場上現在充斥著新的供應商和產品。


隨著所有這些活動,關於可用選項以及如何找到適合您的企業的正確解決方案的困惑也隨之而來。


那麼,在評估電子簽名解決方案時,您應該考慮什麼呢?以下是8個因素,可以幫助您進一步了解:


1) 它能確保簽名的真實性與有效性嗎?


電子簽名,儘管它們可能很方便,但在驗證方面存在挑戰:您的文件是否真的由指定的接收者簽署?還是由其他人簽署的?如果被其他人簽署了,那您該如何證明簽名的不是您自己?


這是您在尋找電子簽名解決方案時需要考慮的第一件事情,就是它是否能確保您簽署文件的真實性和有效性。對於處理敏感文件的企業,例如法律文件或合同,這些文件可能被用於詐騙,這是必須考慮的。


SelfieSign 的創新電子簽名技術可以幫助您避免這些問題,因為它是專門為滿足這些需求而設計的。


通過其實時錄影記錄功能,SelfieSign在簽署過程中捕捉4個生物特徵,如您的圖像、錄影、聲音和電子簽名,以提供無可辯駁的證據,表明所有各方均自願且知情地參與了協議。


因此,您可以確保您的文件確實是由正確的人簽署,同時確保您的客戶遠離詐騙,因為他們使用了真實和有效的電子簽名。


2) 它能有效防止被竄改嗎?


在選擇電子簽名提供商時,保護已簽署文件免受竄改的能力相當重要。


如果簽名容易被竄改,則效力可能無法在法庭上站住腳,文件的完整性將嚴重受損。


因此,保護已簽署文件免受未經授權的更改,對於其保持完整性、法律效力和可信度至關重要。


SelfieSign使用專利的SVS(Selfie Video Signature)文件,該文件嵌入了簽署過程的錄影記錄、電子簽名、位置、時戳和亂數碼,以保證已簽署文件的不可否認性和無法篡改。


擁有這樣詳細的電子簽署過程記錄,將使得驗證簽名的正確度變得更簡單。


3) 是否有透明的數據軌跡?


如果您正在處理機密文件,您將需要能夠追蹤簽署過程,並在文件分發或與其他方共享後對文件擁有完全控制權。


數據軌跡幫助您記錄有關文件的每一個操作,使您能夠查看誰做了什麼以及操作的時間為何。這將幫助您防止詐欺,監控企業政策的合規性,並避免落差產生。


SelfieSign 不僅為您顯示每個簽名的全面數據軌跡,還為您提供簽署過程的錄影記錄,記錄無可辯駁的證據。


這使該平台尤其適用於複雜的流程,如同意數位化和合約管理,這些過程涉及更高的風險。因為使用SelfieSign,您可以獲得雙重證據,以及傳統電子簽名解決方案高四倍的安全性。


因此,您的電子文件和同意書在法庭上將比手寫文件具有更多的法律效力。


4) 平台的合法性和安全性如何?


低劣的合法性可能會打開欺詐和法律爭議的大門,危及客戶和利益相關者的信任和信心。


因此,需要一個符合您國家和行業法律要求的電子簽名平台,以建立強大的數位信任並保護個人數據。


SelfieSign 的 .SVS 文件是以 XAdES 格式編制的,符合 eIDAS 法規設定的高級電子簽名(AES)要求。這意味著使用 SelfieSign 的任何人都可以在所有歐洲聯盟成員國安全地進行數位交易。


同樣,SelfieSign 具有 ISO 27001:2013 認證並符合 GDPR 要求。它還使用 AES256 加密,確保在數據收集、處理和存儲過程中遵循最高的安全標準。


台灣的電子簽名法進一步明確指出,電子簽名在法律上具有約束力,具有與手寫簽名相同的效力,為使用電子簽名奠定了堅實的基礎。


5) 它能夠與現有系統順利整合嗎?


數位化文件工作流程不應該涉及對IT基礎設施的完全改建,因為這既不環保,成本來看也不合理。


這就是為什麼,無論您的技術傾向於保留系統還是擁抱前端核心技術,您都需要一個能夠與現有技術良好配合的電子簽名解決方案。


SelfieSign提供系統整合服務、SDK開發工具包和API連接,使您能夠將其組件嵌入系統內並設計自己的無紙化工作流程。


它能與您現有的系統(ERP、HIS、CRM、APP等)無縫整合,加速您的數位化轉型並減少工作流程中斷。


6) 它能夠幫助您高效管理文件嗎?


當您每天處理數百份文件時,管理和保存文件就不再是一項簡單的工作。最好的電子簽名解決方案不僅僅是將紙本文件數位化;它們還必須幫助您更有效地管理您的文件。


SelfieSign使您能夠在一個集中的數據庫中,管理所有發送簽名的內部和外部文件,具有簡單的按文件夾分類、高級搜索、實時追踪、簡單的訪問控制等功能。


文件的活動日誌還會詳細記錄文件軌跡,例如何時發送、是誰簽名以及在哪裡簽名的等等。


同樣,該平台配備了多元的設計功能。用戶不僅可以自定義簽名順序,還可以自定義一個可通過拖放使用的免費範本庫,或者創建自己的範本。


用戶還可以將簽名、文本、日期、圖片、複選框、單選按鈕和下拉列表等區塊添加到文件中。


這為快速創建文件和流程優化鋪平了道路,最終實現更快的工作效率。


7) 它對移動平台友善嗎?


如今每個人都使用智能手機,一個對移動平台友善的電子簽名產品,對真正實現數位文件簽署的便利性和靈活性至關重要。


SelfieSign 是一個能在任何設備上運行的平台,用戶可以隨時隨地簽署和訪問文件。


它提供 iOS 和 Android 的電子簽名 APP,讓您可以在任何地方、任何時間進行簽署。


8) 它是可擴充的嗎?


在選擇電子簽名解決方案時的一個關鍵考慮因素是它是否可以擴充。


隨著您的業務增長和優先事項的變化,您可能需要一個能夠應對日益增加的需要簽署的文件數量並提供額外功能以提高效率的工具。


因此,像SelfieSign這樣的平台,提供多個服務層級,價格基於需要簽署的文件數量來決定的產品,會是較理想的選擇。


SelfieSign的延伸服務包括:

  • Face OTP:有效阻止駭客嘗試通過額外的安全層(OTP、活體偵測和密碼輸入過程的錄影)來盜取 OTP 碼。

  • iMeeting:在線上會議實時確認合約並簽署文件,同時記錄簽署過程以確保簽名的有效性。

這將使您更加掌握對電子文件的控制權,有助於保持順暢的工作流程。


SelfieSign─終極電子簽名解決方案


因此,SelfieSign 處於數位革命的前端,重新定義了個人和企業簽署文件的方式。


動態電子簽名平台超越了常識,提供了支持 4 種生物特徵的可用於法院證據的電子簽名:錄影、圖像、語音和簽名,為信任的電子簽名體驗提供了支持。


三層安全系統進一步保護了每個使用 SelfieSign 簽署的電子文件。


首先,您獨特的電子簽名成為基礎,作為有效性的獨特標記。其次,錄影記錄捕捉整個簽署過程,保留了每一刻的視覺記錄。第三,生成了數據軌跡,提供了文件歷程的透明且防竄改的歷史。


這使得 SelfieSign 成為那些保護敏感信息至關重要的行業(例如銀行和保險),以及那些電子簽名的便利性和效率不可或缺的行業(例如房地產和銷售)的理想選擇。


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