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為企業節省成本的祕方:電子簽名



當今企業面臨眾多挑戰,如通貨膨脹、經濟衰退和疲軟的經濟前景等。為了應對這些壓力,許多公司近年來將成本削減列為核心策略,同時還要改善客戶體驗和數位化。


儘管這些企業在提高效率和節約成本方面已取得重大進展,許多公司仍然忽視了一個關鍵:使用傳統簽名和紙本的行政流程不斷花費他們鉅額金錢,規模遠超預期。


研究顯示,企業平均為創建一份「典型」文件的成本為 350 美元。然而,90%到97%的企業很難量化他們每年為了製作列印文件上,總共花費了多少錢。


紙本作業帶來的成本,通常被視為「日常營運(Business As Usual, BAU)」費用或營運成本,因此往往未被大多數公司所注意到。然而,採用電子簽名為企業提供了一個重要機會,不僅可以簡化他們的紙本流程,還可以降低與傳統文書流程相關的成本。


考量到電子簽名與數位協議書等所能節省的軟硬成本,現在是企業更仔細檢視他們目前的簽署方式的時候了。


我們在下方列出了企業改為使用電子簽名所能解鎖的節約成本的機會:


節約硬成本


📝 消除用紙與影印成本


如果單看一張紙的用紙成本的話,的確不貴。


但考慮到每位員工平均使用的紙張數量──根據估計每人每年就要使用約 1 萬張──以及美國辦公室每年使用 121 兆張紙,用紙支出的成長速度相當快。


另外,據報導,在辦公室使用紙張的成本,將可能比起購買紙張的成本還要多出 13 到 31 倍,因為列印、掃描和發送這些文件的流程都所費不貲。


例如,每年每位員工的列印行為就可能每年花費公司多達 725 美元。根據最新資料,列印成本可能占年收入的3%,成為繼員工薪資和辦公室租金之後的公司第三大開支。


儘管一家公司可能已經建立了數位化工作流程,但這些文件仍然需要列印出來進行人工簽署。因此,只有採用電子簽名才能真正幫助企業削減與列印和紙張使用相關的巨大成本,並實現真正的流程數位化。

🗄️ 節省文件保存與管理工作


銀行、保險公司和醫療保健等產業,在很大程度上仍然依賴紙本記錄他們的金流交易紀錄,有些記錄甚至必須保存多年,讓文件保管變得昂貴且耗時。


這些文件通常需要進行歸檔、分類和檢索等作業,平均每份文件的存檔費用約為20美元。



對於銀行而言,成本會更加高昂,因為需要額外的安全措施來保護機密資訊。


相較之下,電子化的交易記錄更容易存儲並可以快速訪問,因此可節省金錢和時間。採用電子簽名後,這些數位文件還可以與相關利益相關者和客戶無縫共享進行簽署。


這讓溝通和協作得以更加迅速。

🌐 遠端協作與存取


您知道使用電子簽名實現無紙化可以節省高達 24,000 公里的文件往返里程嗎?


是的,您再也不用來回奔波於辦公室之間收集簽名,不用再浪費汽油的費用,或在車陣中苦等數小時,只為了一個簽名。您也不必支付郵資或其他快遞費用。


相反,您可以利用節省下來的時間和金錢進行更有生產力的工作,比如研究如何改善和擴大全球業務。是的,現在您可以輕鬆管理所有的全球交易,掌握整個過程。


不論您的收件人身在世界的哪個角落,您再也不必擔心郵件寄送速度緩慢、商務旅行增加的成本,或者甚至文件在運送過程中遺失!


通過利用電子簽名,您可以直接從您的電腦或移動設備發送文件,並幾乎立即收到簽署完成的文件。


但最重要的是,您可以放心,您的文件不會被中途截取或被篡改。

🧑‍💻 強化員工工作效率並減少行政開支


根據 Coopers & Lybrand 的研究,紙本保管的情況下,有7.5%的文件會永遠遺失,而尋找錯誤存檔的文件需要花費 120 美元的勞動成本。


每份遺失的文件的成本為350至700美元,員工為了尋找遺失的文件,每年就得花費大約 4 週的時間。這不僅影響員工的生產力,還增加了業務成本。


同樣地,修正手動錯誤、重建遺失的文件、重新輸入和複製資訊,以及其他行政業務,都可能會讓企業每年付出成千上萬美元的成本。


改為使用電子簽名可以避免大部分這些花費,因為它們使企業能夠電子化管理文件。


它們為文件管理帶來透明度和系統性,從而節省行政業務的時間並提高員工的生產力。

有了電子簽名,原本需要耗費於繁文縟節的文件處理時間,現在可以用於更具生產力的任務,比如增加收入。


節省軟成本


這裡是大多數企業意識到不是所有的電子簽名解決方案都相同的地方。如今市面上的許多電子簽名解決方案除了能夠電子簽署文件外,幾乎沒有提供更多的功能。


如果您正在尋找一個能夠做更多事情,並提供多達其他解決方案 4 倍安全性的電子簽名解決方案,那麼 SelfieSign 是其中一個最佳選擇。


SelfieSign 具備內建的實時影像錄製功能,它會在簽署過程中記錄 4 個生物特徵——影像、視錄影、聲音和簽名。通過為每個簽署的文件添加這一額外的安全和信任層,該平台有效降低了詐欺和爭議的風險。


它還提供每個簽署的電子文件的視頻錄製,以及審計軌跡,以確保每個電子簽名的有效性和真實性。


也就是說,SelfieSign 的專利 SVS(Selfie Video Signature)檔案內,嵌有簽署過程的錄影、電子簽名、位置、時戳和亂數碼,確保了簽署文件的不可否認性和不可竄改性。

現在,讓我們回到優點上...


降低風險並確保合規性


自2020年以來,特別是在公司報告方面,出現了多項監管變化,其中一些變化已成為永久性的。


實施像 SelfieSign 這樣的電子簽名解決方案,可以讓企業保留全面的審計軌跡和涉及交易各方之間的錄影證據和同意文件。

這有助於企業減輕法律風險,因為他們可提供法庭可接受的簽署過程記錄、採取的行動和其他相關資訊。同時,電子簽名還使他們能夠將與合約爭議、合規審計和訴訟相關的法律成本降到最低。

同樣地,當使用電子簽名時,由於更好的追踪性和集中式管理,提升合規性也變得更加容易和更划算。


🌳 推進 ESG 成效


隨著氣候暖化加劇,最近的監管要求發展迫使企業採取ESG行動並實現其淨零排放目標。

雖然效果可能並不立竿見影,但電子簽名在推進 ESG 目標並避免處罰方面扮演關鍵角色。

例如,改採用 SelfieSign 之後,臺灣一家醫院每年能夠節省高達 700,764 公斤的 A4 紙,並因此減少碳排放量 26,711 噸,成功實現無紙化。


因為減少紙張使用,還節省了 28,049 噸的能源、78,360 加侖的水,以及通常由紙張生產引起的 928 磅的產業廢棄物。 展示對 ESG 實踐的堅定承諾可以增強公司的聲譽,吸引具有社會責任感的投資者。

🌟 增進消費者體驗


如今,顧客對企業的要求越來越高。他們希望事情能更快、更簡單、更方便,並且在他們喜歡的時間和設備上進行。

因此,創造一個高效、無縫的數位化體驗對於企業的成功至關重要。


SelfieSign 簡單、使用者友善的界面讓企業能夠為顧客和員工提供無縫的客戶體驗。


它消除了障礙,簡化了企業的簽署過程,使其更容易觸及更廣泛的客戶群體,擴大銷售管道,幫助企業實現更好的增長和利潤。


SelfieSign 的客戶包括大型銀行、醫院等,和其他需要從客戶那裡安全地收集簽名的組織。


例如,對於一家投資銀行,它將開戶時間縮短了 1/3,並將手動工作減少了 90%,從而更容易提高客戶滿意度。


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